Upotrijebite ugrađenu značajku Sweep u Outlook Online za brisanje neželjenih e-poruka

Outlook logo



Outlook ima korisne alate ugrađene u klijent e-pošte, kao što su Nered , Čišćenje razgovora , i Fokusirana pristigla pošta, kako bi vaša pristigla pošta bila uredna. Outlook Online uključuje značajku pod nazivom Sweep, alat koji se koristi za brisanje ili premještanje e-pošte pomoću jednostavnih pravila. Evo kako to funkcionira.

Sweep je alat koji vam omogućuje postavljanje pravila o tome kamo treba slati e-poruke određenih pošiljatelja. Pravila čišćenja pokreću se jednom svaka 24 sata, a pravila možete kreirati u bilo kojoj mapi koju želite, a ne samo u pristigloj pošti.





Alat Sweep dostupan je na alatnoj traci pri vrhu Outlook Online . Pojavit će se kada odaberete bilo koju e-poštu iz mape u kojoj se nalazite (osim poruka od vas i Microsofta koje vam govore da je Clutter premjestio neke poruke).

Opcija Sweep na alatnoj traci programa Outlook.



Sweep je alat za premještanje, što znači da imate opcije koje e-poruke premjestiti i opciju odabira mape u koju će se poruke e-pošte premjestiti.

Opcije Sweep.

Prema zadanim postavkama, Sweep će premjestiti sve poruke e-pošte od odabranog pošiljatelja u mapu Izbrisane stavke, pa iako je Sweep alat za premještanje, može se koristiti i za brisanje e-pošte.



The

Oglas

Možete promijeniti Premjesti u iz izbrisanih stavki u bilo koju mapu koju želite, uključujući pristiglu poštu. To znači da Sweep nije samo za brisanje pristigle pošte.

Ako ste odlučili započeti kategoriziranje vaših e-mailova , na primjer, možete koristiti Sweep za brzo premještanje svih e-poruka od određenog pošiljatelja u mapi Arhiva u mapu za obradu i primjenu kategorije na sve odjednom. To bi bilo puno brže od ručnog pronalaženja e-pošte.

Druga opcija — Premjesti sve poruke iz mape i sve buduće poruke — također će premjestiti sve poruke e-pošte od odabranog pošiljatelja, ali će također premjestiti sve buduće poruke od tog pošiljatelja.

The

Kao i kod prve opcije, druga opcija ima više snage nego što se na prvi pogled čini. Ova opcija će raditi u bilo kojoj mapi, tako da je možete koristiti za automatizaciju sustava arhiviranja. Recimo da ste osoba koja ima datotečni sustav za svoju e-poštu. Svaki put kada ste se pozabavili e-poštom, morali ste je ručno premjestiti u pravu mapu. Ali uz Sweep to možete automatizirati.

Postavite pravilo Sweep u svoju mapu Arhiva da premjestite svaku e-poruku od određenog pošiljatelja u ispravnu mapu. Zatim, kada se pozabavite e-poštom u pristigloj pošti, premjestite se u Arhivu i dopustite pravilu Sweep da je odatle pošalje u ispravnu mapu.

Treća opcija—Uvijek zadržite najnoviju poruku i premjestite ostatak iz mape—dinamička je verzija Alat za čišćenje razgovora u Outlook klijentu. Taj alat se pokreće ručno kada mu vi to kažete i to je izvrstan alat koji preporučujemo da koristite, ali verzija Sweep će se pokrenuti automatski.

The

Oglas

Za poruke od osoba ova opcija možda nije primjenjiva jer vam ljudi mogu e-mailom o različitim stvarima. Ali savršen je za e-poruke s podsjetnicima od stvari kao što su sustav satnice ili redovite poruke upozorenja.

Posljednja opcija — uvijek premjestite poruke starije od 10 dana iz mape — izvrsna je za svakoga tko je zatrpan e-poštom koja se skuplja u njihovoj pristigloj pošti poput mulja u koritu rijeke.

The

Postoji mnogo e-poruka koje, ako ih ne riješite u roku od tjedan dana, neće se uopće riješiti. Stoga, zašto ih ne biste automatski premjestili iz pristigle pošte?

Ako vam to ne odgovara, ova je opcija i dalje korisna za rad s e-porukama koje sadrže informacije koje su vremenski ograničene. Primate li e-poruke o lokalnim događajima u nadolazećem tjednu? Ova je opcija savršena za njihovo uklanjanje. Ako ih imate priliku pročitati, onda super, možete se i sami nositi s njima. Ako to ne učinite, neka se Sweep pozabavi njima umjesto vas.

Ne moraju se brisati jer ih možete poslati u bilo koju mapu koju želite, tako da se ponude vaučera mogu izbrisati, ali e-poruke lokalnog astronomskog društva o stvarima koje se ovog tjedna događaju na nebu mogu se arhivirati.

Da biste vidjeli sva svoja pravila čišćenja i izbrisali ih ako želite, kliknite Postavke > Prikaži sve postavke programa Outlook.

The

Otvorite E-pošta > Počisti.

Opcija postavki Sweep.

Oglas

Moći ćete vidjeti sva pravila čišćenja koja ste izradili i izbrisati ih.

Općenito, Sweep je iznenađujuće moćan alat za kretanje. Možete ga koristiti za održavanje čistoće pristigle pošte ili kao jednostavan alat tijeka rada za usmjeravanje pošte iz mape u mapu. Mislimo da je to izvrstan dodatak Outlookovom arsenalu koji vam pomaže da zadržite kontrolu nad svojom e-poštom.

PROČITAJTE SLJEDEĆE Fotografija profila Roba Woodgatea Rob Woodgate
Rob Woodgate je pisac i IT konzultant s gotovo 20 godina iskustva u privatnom i javnom sektoru. Također je radio kao trener, osoba za tehničku podršku, voditelj isporuke, administrator sustava i na drugim ulogama koje uključuju povezivanje ljudi i tehnologije.
Pročitajte cijelu biografiju

Zanimljivi Članci